Prozesse und Effizienz

Ausgangslage und Ambition

Durch eine kontinuierliche Entwicklung ihres Betriebsmodells will die GKB effizienter, sicherer und moderner werden. Die Optimierung und die Automatisierung ihrer Prozesse sind dabei zentrale Hebel. Um damit die Betriebskosten der Bank zu senken, gilt es, die Prozesse konsequent zu vereinfachen und dann zu automatisieren, wodurch die Effizienz signifikant gesteigert wird. Im strategischen Handlungsfeld werden jährlich 8 bis 10 Prozesse der Bank in den Kernbereichen Anlegen und Vorsorgen, Finanzieren, Payment und Disponieren substanziell vereinfacht und automatisiert. Das Handlungsfeld leistet damit einen wichtigen Beitrag zur Einhaltung des strategischen Produktivitätsziels der Bank, also einer Cost/Income-Ratio II von weniger als 52.5 Prozent. Wie in den Vorjahren konnte dieses Ziel auch im Berichtsjahr mit einer Cost/Income-Ratio II von 48.8 Prozent eingehalten werden.

Rückblick

Bei der Optimierung und der Automatisierung der bereichsübergreifenden Kernprozesse setzt die GKB auf ein internes «Einfachheitsnetzwerk». Organisiert nach den vier Kernprozessen der Bank, leisteten in den vergangenen Jahren rund 20 Mitarbeitende aus verschiedenen Geschäftsbereichen, Funktionsstufen und Regionen freiwillig als Ideengeber und Fachexperten ihren Beitrag. Basierend auf den eingegangenen Ideen werden in diesem interdisziplinären Netzwerk jedes Jahr verschiedene Cases formuliert und anschliessend auf ihr Effizienzpotenzial und ihre Geschäftsrelevanz überprüft. Nach diesem Vorgehen wurden seit der Gründung des Netzwerkes im Jahr 2018 45 Prozesse optimiert. Dies entspricht der Zielvorgabe von 8 bis 10 Prozessen pro Jahr, die vereinfacht und automatisiert werden können. Der Effizienzgewinn seit Lancierung des Netzwerks beläuft sich auf 28.5 FTE. Im Jahr 2023 konnten durch Prozessoptimierungen rund 290 Arbeitstage eingespart bzw. in hochwertigere Arbeitsschritte investiert werden. Allgemein ist es nicht das Ziel der Bank, durch Automatisierung Arbeitsstellen einzusparen; vielmehr möchte sie den Mitarbeitenden mehr Ressourcen zur Weiterentwicklung der Bank zur Verfügung zu stellen. Im Berichtsjahr hat die Geschäftsleitung entschieden, das Einfachheitsnetzwerk formell zu stärken, und hat deshalb pro Kernprozess feste Arbeitsressourcen gesprochen.

Ein Beispiel dafür ist die Optimierung bei der Eröffnung eines Freizügigkeitskontos. Diesen Prozess hat die Bank im Verlaufe des Berichtsjahres fast komplett automatisiert. Gleiches gilt für die Recherche zur Vorbereitung von Kundengesprächen. Dazu stehen den Kundenberaterinnen und Kundenberatern Suchroboter zur Verfügung, die alle relevanten Informationen für eine 360-Grad-Sicht der Kundin oder des Kunden zusammenstellen.

Zudem wurde die Prolongation (Verlängerung/Fortführung) von kommerziellen Krediten als Teil der Kreditprozessabwicklung deutlich vereinfacht und weiter automatisiert. Bei befristeten kommerziellen Krediten werden im Rahmen der Prolongation auf Antrag des Firmenkunden oder auf Bestreben der Bank verschiedene Vertragsbestandteile überprüft und zwischen der Bank und dem Firmenkunden bestätigt oder in angepasster Form vereinbart.

Ausblick

Der Distributionsprozess, also die Verteilung von Dokumenten und Informationen innerhalb der Bank, soll als einer der vier Kernprozesse optimiert und automatisiert werden. Dabei kann auf die Erkenntnisse der bereits erfolgten Optimierung des Archivierungsprozesses zurückgegriffen werden. Ziel der Optimierung ist es, relevante Dokumente, Verträge oder Vereinbarungen bei ihrer Entstehung bzw. so früh wie möglich zu digitalisieren und damit den heute noch grossmehrheitlich physischen Eingang der Dokumente, Verträge oder Vereinbarungen sowie das Ausmass interner Botengänge und die Menge an Laufzetteln zu minimieren bzw. zu digitalisieren. Beispielsweise soll der Posteingang möglichst an der Quelle digitalisiert werden, und alle noch physisch auf Papier bei der Bank eingehenden Unterlagen sollen unmittelbar gescannt und erst dann weiterverarbeitet werden.